Otkada postoji evidencija radnog vremena prošla je kroz razne faze. Ona je dugo bila manuelan i vremenski zahtevan posao. Tradicionalne metode poput papirnih formulara i ručnog unosa podataka o radnom vremenu pokazale su se dosta neefikasne i pune grešaka.
Razvoj softverske industrije omogućio je preciznije evidentiranje radnog vremena uz visok stepen automatizacije procesa evidentiranja. Najnovije tehnologije poput veštačke inteligencije stvaraju nove mogućnosti u kontroli i automatizaciji raznih procesa. Kada je u pitanju evidencija radnog vremena to nije slučaj, pokazuje se da potpuna automatizacija i prepuštanje evidencije veštačkoj inteligenciji ipak nije moguće i nije pravo rešenje u ovoj oblasti. Ljudski faktor je ovde i dalje neophodan.
Ograničenja veštačke inteligencije
Veštačka inteligencija još uvek nije u nekoj širokoj primeni što se tiče evidencije radnog vremena i možda može biti pomoć u praćenju i beleženju istog, ali čovek ima i dalje ključnu ulogu kao administrator sistema. Postoje mnoge situacije koje zahtevaju ljudsku procenu i odlučivanje, a to algoritmi veštačke inteligencije mogu pogrešno protumačiti i na osnovu toga dati netačne podatke. Na primer u slučaju nenajavljenih odsustva, složenijih rasporeda ili nekih nepravilnosti u podacima kada samo osoba zadužena za taj sistem može pravilno ispraviti podatak i doneti odgovarajuće odluke i rešiti problem. Iako nije ni uzela maha u ovoj oblasti pitanje je da li će se to i desiti jer ona radi po modelima koji analiziraju podatke ali ne može prepoznati i reagovati na razne izazove sa kojim se suočavaju administratori sistema evidencije radnog vremena. Ne može da prepozna odstupanja od zadatog obrasca koje čovek sa lakoćom rešava. Očigledan primer je zdravstveni problem zaposlenog ili neke lične okolnosti gde administrator ima širu sliku, direktan kontakt sa zaposlenim i odlučuje na pravedan i human način.
Važnost uloge administratora
Svaka kompanija ima svoje specifične zahteve bez obzira na svoju veličinu (bilo da je kompanija od pet ili pet hiljada zaposlenih) i administrator sistema je tu da omogući da sistem evidencije radnog vremena pravilno generiše izveštaje o radnom vremenu zaposlenih. Pravila rada se razlikuju od kompanije do kompanije u zavisnosti da li kompanija ima fiksno radno vreme, rad po smenama ili neki sasvim drugi obrazac i administrator je taj koji treba da podesi sistem u skladu sa potrebama preduzeća.
Iako bismo svi voleli da jednom implementirani sistem radi zauvek i bez ikakvog održavanja, sistem za evidenciju radnog vremena zahteva redovno održavanje kako bi pravilno funkcionisao. Redovno ažuriranje softvera za evidenciju radnog vremena je veoma važno i sastoji se u dodavanju niza korisnih funkcija koje pomažu administratoru u donošenju pravilne odluke. Softver pri proveri evidentiranih događaja mora ukazati administratoru na potencijalne probleme (duplu evidenciju, pogrešan tip događaja,…) ali ne sme preuzeti na sebe rešavanje ovih problema. Kompleksni algoritmi koje koriste sistemi veštačke inteligencije ograničavaju njenu sposobnost na rudimetarne procese i nisu toliko fleksibilni, niti mogu reagovati u trenutku kao što to može ljudski faktor. Ona bi danas možda mogla samo delimično da odgovori ovakvom izazovu, ali je rezultat ovakve intervencije upitan bez direktne komunikacije sa zaposlenim.
U slučajevima kada zaposleni ima dodatna pitanja, nejasnoće ili neki problem potrebno je da se obrati osobi koja administrira sistem. Dakle, uloga administratora nije samo tehnička već uključuje i direktnu komunikaciju sa zaposlenim. U praksi se pokazalo da ako zaposleni zna da neko proverava njegove evidencije, on pravi mnogo manje grešaka i vodi računa o tome kako će se evidentirati. Veštačka inteligencija bi možda mogla da pruži neki nivo automatske podrške, ali kod složenijih problema njen kapacitet za rešavanje problema je ograničen. Prema tome u ovakvim slučajevima ljudski faktor je veoma bitan. Koliko puta Vam se desilo da naiđete na čet na sajtu velikih trgovinskih lanaca i pri postavljanju pitanja dobijete generički odgovor koji ne rešava Vaš problem? Da li ćete kao kupac biti zadovoljni ponuđenim odgovorom ili će Vas takav odgovor odvratiti od kupovine?
Administrator doprinosi i poverenju zaposlenih u sam sistem jer oni znaju da postoji odgovorna osoba koja ga nadgleda i osigurava da ti podaci budu tačno i precizno obrađeni. U slučaju bilo kakvog problema njihov slučaj se može, uz administratora, brzo i lako rešiti.
Iako veštačka inteligencija definitivno ima potencijal u nekim oblastima, u oblasti evidencije radnog vremena i dalje je potreban čovek, odgovorna osoba za donošenje pravednih odluka, održavanje sistema i komunikaciju. Ako se nekada u budućnosti i bude implementirala u sisteme za evidenciju radnog vremena, čak i tada je vrlo moguće da će biti potreban čovek koji će sve to dodatno kontrolisati.
Zaključak
Iako veštačka inteligencija može automatizovati deo proces u sistemu evidencije radnog vremena, ona ipak ne može u potpunosti zameniti čoveka, tj. administratora. On ostaje ključna karika u procesu, obezbeđujući tačnost, pravičnost i fleksibilnost sistema. Ljudska intelligencija, empatija i sposobnost donošenja odluka su neophodni kako bi se obezbedio integritet i usklađenost sa propisima. Budućnost evidencije je saradnja između ljudi i mašina gde svako doprinosi svojim sposobnostima i veštinama. Možda će u nekoj daljoj budućnosti kombinacija veštačke inteligencije i ljudskog nadzora predstavljati efikasniji pristup upravljanju radnim vremenom, ali je danas nemoguće zameniti čoveka i njegove sposobnosti.